90% успеха любой встречи закладывается до ее начала. Не готовитесь - идёте к провалу.
Четко определите цель.
Задайте себе вопрос: «Какого результата я хочу достичь к концу этой встречи?». Избегайте расплывчатых формулировок.

• Плохо: «Обсудить текущие задачи».
• Хорошо: «Согласовать план работ на следующий спринт, утвердить ответственных за 3 ключевые задачи и выявить возможные риски».

Создайте и разошлите повестку.
Повестка - это ваш план-сценарий и скелет встречи. Разошлите ее за несколько часов (а лучше за день) до начала.
Что включить:

• Цель встречи.
• Список тем/вопросов с указанием времени на каждую (например: «Обзор итогов прошлого спринта - 10 мин», «Обсуждение архитектурных изменений - 15 мин»).
• Желаемый результат по каждому пункту (например: «Результат: список задач с приоритетами»).
• Место проведения - адрес или ссылку на онлайн встречу.

Зачем это нужно: Это показывает команде, что вы уважаете их время и подготовились. Люди придут уже с мыслями по озвученным темам.

Подготовьте материалы.
Вам нужна презентация, график или список вопросов для обсуждения? Сделайте это заранее. Открыть файл в последнюю минуту и судорожно его править на глазах у команды - плохой тон.

Проверьте технику.
Онлайн? Проверьте ссылку, звук, камеру и возможность демонстрации экрана. Офлайн? Убедитесь, что проектор работает, а маркеры не высохли. Мелочь, которая спасет репутацию.

Настал час Х. Вы - модератор, а не диктор.
Начните с сильного вступления (2-3 минуты).

• Четко озвучьте цель и повестку встречи. Это настроит людей на одну волну.
• Назначьте секретаря (если нужно фиксировать решения) и человека, следящего за временем. Это вовлекает команду и снимает с вас часть нагрузки.
• Установите правила. Например: «Отключаем звук, если не говорим», «Одна тема - один докладчик», «Все вопросы задаем после блока».

Следите за временем и повесткой.
Ваша повестка - это ваш договор с командой. Если дискуссия уходит в сторону, вежливо, но твердо верните ее в русло: «Это важный момент, но давайте, чтобы успеть всё, зафиксируем его в отложенные темы и вернемся к нашему плану».

Управляйте дискуссией.
Ваша задача - не говорить самому, а обеспечивать продуктивный разговор.

• Вовлекайте молчунов: «Мария, а что ты думаешь по этому поводу?»
• Сдерживайте доминантов: «Спасибо, Иван, ценный взгляд. Давайте теперь послушаем и остальных».
• Резюмируйте: После бурного обсуждения подведите итог: «Итак, я понял, мы договорились, что... Петя, ты берешь на себя задачу А, а Света — задачу Б. Все верно?»

Сохраняйте спокойствие и уверенность.
Даже если внутри всё трепещет. Говорите медленнее, чем обычно, дышите глубже. Ваша уверенность (или её отсутствие) передаётся команде.

Встреча не закончилась, когда все вышли из переговорки. Она закончилась, когда есть видимый результат.
Резюмируйте итоги.
Последние 5 минут встречи посвятите короткому подведению итогов:

• Какие решения были приняты?
• Кто и за что ответственный?
• Какие следующие шаги и их дедлайны?

Разошлите краткий протокол.
В течение нескольких часов после встречи отправьте email или сообщение в общий чат. Структура проста:

• Коротко: Что обсуждали.
• Конкретно: Какие решения приняли (Решение 1, 2, 3...).
• Ответственные: Список задач с именами ответственных и сроками.

Это самый важный шаг. Он превращает разговор в конкретные дела и показывает, что встреча была не просто болтовней.

Ваша первая командная встреча - это не испытание, а возможность. Возможность заявить о себе как о структурированном и внимательном к деталям руководителе, который ценит время и мнение коллег.
Не стремитесь к идеалу. Стремитесь к результату. Следуйте этому плану, и вы не просто «не облажаетесь». Вы проведете встречу так, что команда почувствует: теперь у них есть тот, кто может организовать процесс и довести дело до конца. А это - основа вашего будущего авторитета.
Я уверен, у вас всё получится!